Das Lastenheft - damit die ERP-Auswahl erfolgreich wird

Ein Enterprise Resource Planning (ERP) System ist ein wichtiges Instrument für Unternehmen, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Die Auswahl des richtigen ERP-Systems kann eine Herausforderung darstellen, da es viele Anbieter und Optionen auf dem Markt gibt. Ein Lastenheft ist ein wichtiger Bestandteil des Auswahlprozesses, da es die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens an das neue System detailliert beschreibt.

In diesem Artikel erfahren Sie, warum ein Lastenheft wichtig ist und wie Sie ein erfolgreiches Lastenheft für die ERP-Auswahl erstellen können.

Warum ist ein Lastenheft wichtig?

Ein Lastenheft ist ein Dokument, das die Anforderungen und Erwartungen des Unternehmens an das neue ERP-System beschreibt. Es ist ein wichtiger Bestandteil des Auswahlprozesses, da es sicherstellt, dass das ausgewählte System die Bedürfnisse des Unternehmens erfüllt. Ein gut erstelltes Lastenheft ermöglicht es dem Unternehmen auch, einheitliche Anforderungen zu definieren und den Auswahlprozess objektiver und konsistenter zu gestalten.

Ein Lastenheft hat auch andere Vorteile. Es kann dazu beitragen, die Kommunikation zwischen den verschiedenen Abteilungen im Unternehmen zu verbessern und sicherstellen, dass alle relevanten Stakeholder in den Auswahlprozess einbezogen werden. Es kann auch als Grundlage für Verhandlungen mit ERP-Anbietern dienen und den Implementierungsprozess des ausgewählten Systems beschleunigen, da alle Anforderungen bereits im Vorfeld definiert wurden.

Wie erstelle ich ein erfolgreiches Lastenheft?

Die Erstellung eines erfolgreichen Lastenhefts erfordert Zeit, Ressourcen und die Beteiligung aller relevanten Stakeholder. Hier sind einige Schritte, die Sie befolgen sollten, um ein erfolgreiches Lastenheft für die ERP-Auswahl zu erstellen:

1. Identifizieren Sie die Stakeholder und definieren Sie deren Anforderungen: Bestimmen Sie die Personen, die am Auswahlprozess beteiligt sind und welche Funktionen, Abteilungen oder Prozesse für sie von Bedeutung sind. Notieren Sie die Anforderungen in einer tabellarischen Form und geben Sie Prioritäten an.

2. Beschreiben Sie die Prozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen: Sammeln Sie Informationen über die verschiedenen Geschäftsprozesse und Arbeitsabläufe im Unternehmen. Erstellen Sie eine Liste mit den wichtigsten Prozessen und beschreiben Sie diese detailliert, einschließlich der benötigten Daten, Funktionen und Schnittstellen.

3. Definieren Sie die technischen Anforderungen: Notieren Sie die technischen Anforderungen an das ERP-System, wie beispielsweise Datenbankgröße, Hardware- und Softwareanforderungen, Betriebssystem, Integration mit anderen Systemen und Sicherheitsanforderungen.

4. Beschreiben Sie die funktionalen Anforderungen: Notieren Sie die funktionalen Anforderungen an das ERP-System, wie beispielsweise Bestandsverwaltung, Finanzmanagement, Produktion, Vertrieb und Kundenbeziehungsmanagement. Legen Sie für jede Funktion spezifische Anforderungen fest.

5. Definieren Sie die nicht-funktionalen Anforderungen: Notieren Sie die nicht-funktionalen Anforderungen an das ERP-System, wie beispielsweise Benutzerfreundlichkeit, Skalierbarkeit, Verfügbarkeit und Wartbarkeit. Legen Sie für jede Anforderung spezifische Kriterien fest.

6. Legen Sie die Bewertungskriterien fest: Definieren Sie, wie Sie die verschiedenen ERP-Systeme bewerten werden. Legen Sie Kriterien fest, die für die Entscheidungsfindung wichtig sind, wie beispielsweise Kosten, Funktionalität, Implementierungsdauer, Kundendienst und Erfahrung des Anbieters.

7. Erstellen Sie ein Abschlussdokument: Konsolidieren Sie die Anforderungen, Bewertungskriterien und Bewertungsmethoden in einem Abschlussdokument. Das Dokument sollte klare und eindeutige Anforderungen enthalten, um sicherzustellen, dass das ausgewählte ERP-System den Bedürfnissen des Unternehmens entspricht.

Ein Lastenheft ist ein wichtiger Schritt bei der Auswahl eines neuen ERP-Systems. Es hilft Ihnen, die Anforderungen Ihres Unternehmens zu identifizieren und festzulegen, damit Sie ein System auswählen können, das Ihren Anforderungen entspricht.