01
Alles an einem Ort
Dokumente werden zentral abgelegt, verschlagwortet und direkt dem passenden Kunden, Projekt oder Vorgang zugeordnet.
Dokumentenmanagement
Dokumente zentral verwalten und Geschäftsprozesse spürbar beschleunigen.
Mit emediaone legst du digitale Dokumente strukturiert ab, findest Unterlagen schneller wieder und erstellst professionelle Schriftstücke direkt aus deinen vorhandenen Kunden-, Projekt- und Unternehmensdaten.
Zentrale Dokumentenablage
Automatische Dokumentenerstellung
Direkte Verbindung zu Kunden und Projekten
Warum Dokumentenmanagement in emediaone?
Weil wichtige Unterlagen nicht in Ordnern, Postfächern und lokalen Dateien verschwinden sollten.
Angebote, Verträge, Briefe, Projektunterlagen, Rechnungen und E-Mails gehören in einen zentralen Arbeitskontext. emediaone verbindet Dokumente mit Kunden, Projekten, Vorgängen und Prozessen, damit dein Team schneller handelt und weniger Zeit mit Suchen verbringt.
02
Schneller arbeiten
Vorlagen, Stammdaten und automatisierte Abläufe reduzieren manuelle Arbeit bei wiederkehrenden Dokumenten deutlich.
03
Besser zusammenarbeiten
Berechtigte Mitarbeitende greifen auf aktuelle Unterlagen zu und können Kundenanfragen schneller und präziser beantworten.
Modulbausteine
Wähle genau die Dokumentenfunktionen, die zu deinen Prozessen passen.
Das Dokumentenmanagement von emediaone besteht aus praxisnahen Bausteinen. So kannst du mit einer strukturierten Ablage starten, deine Dokumentenerstellung automatisieren und individuelle Schriftstücke direkt im ERP erstellen.
Digitale Dokumentenablage
Lege Dateien zentral ab, verschlagworte sie sauber und verknüpfe sie mit Kunden, Projekten oder internen Vorgängen. So entsteht eine strukturierte Ablage, die dein Team im Alltag wirklich nutzt.
- Zentrale Ablage für PDF, Office-Dateien und Projektunterlagen
- Zuordnung zu Kunden, Projekten und Geschäftsprozessen
- Schneller Zugriff für berechtigte Mitarbeitende
- Weniger Suchaufwand und weniger lokale Dateiablagen
Formularassistent
Erstelle standardisierte Dokumente mit deutlich weniger Aufwand. emediaone nutzt vorhandene Daten aus dem System und überträgt sie automatisch in passende Vorlagen.
- Vorlagen für Angebote, Verträge, Briefe und Formulare
- Automatische Übernahme von Kunden- und Projektdaten
- Einheitliches Corporate Design
- Weniger Fehler durch manuelle Übertragung
Textverarbeitung
Erstelle individuelle Schreiben direkt in emediaone. Für persönliche Korrespondenz, Verträge oder interne Unterlagen brauchst du keine isolierte Textlösung neben deinem ERP.
- Schriftstücke direkt im System erstellen
- Zugriff auf relevante Stammdaten
- PDF-Export und Versand per E-Mail
- Professionelle Dokumente im eigenen Design
Dokumentenprozess
Vom Eingang bis zur Ablage klar strukturiert.
emediaone hilft dir, Dokumente nicht nur zu speichern, sondern sinnvoll in deine Geschäftsprozesse einzubinden: erfassen, zuordnen, bearbeiten, exportieren und wiederfinden.
1
Dokument erfassen
Dateien zentral hochladen oder neue Dokumente direkt im System erstellen.
2
Kontext zuordnen
Unterlagen mit Kunden, Projekten, Vorgängen oder weiteren ERP-Daten verbinden.
3
Bearbeiten & nutzen
Vorlagen ausfüllen, Schreiben erstellen, Informationen teilen und Prozesse fortführen.
4
Sicher wiederfinden
Dokumente über Struktur, Schlagworte und Zuordnungen schneller auffinden.
Der ERP-Vorteil
Dein Dokumentenmanagement arbeitet direkt mit Vertrieb, Projekten und Finanzprozessen zusammen.
Der große Vorteil von emediaone: Dokumente liegen nicht losgelöst neben deinen Geschäftsprozessen. Angebote, Verträge, Briefe, Belege und Projektunterlagen sind mit den Daten verbunden, aus denen sie entstehen.
Dadurch vermeidest du doppelte Ablagen, Medienbrüche und unklare Zuständigkeiten. Dein Team arbeitet mit einem zentralen Datenbestand und kann Informationen dort nutzen, wo sie gerade gebraucht werden.
Funktionen im Detail
Alle Dokumentenfunktionen übersichtlich erklärt.
Wähle links einen Modulbaustein aus und sieh rechts, wie emediaone deine Arbeit mit Dokumenten konkret unterstützt.
Modulbaustein
Digitale Dokumentenablage
Schluss mit verstreuten Dateien: In emediaone werden Dokumente zentral gespeichert, strukturiert beschrieben und direkt den passenden Datensätzen zugeordnet. So findet dein Team schneller, was es braucht.
Zentrale Ablage
Speichere wichtige Unterlagen an einem zentralen Ort statt in lokalen Ordnern, E-Mail-Postfächern oder uneinheitlichen Dateiablagen.
Zuordnung zu Kunden und Projekten
Verknüpfe Dokumente direkt mit Kunden, Projekten, Vorgängen oder weiteren ERP-Daten und schaffe einen klaren Informationskontext.
Schlagworte und Struktur
Beschreibe Dokumente sinnvoll, damit Unterlagen schneller auffindbar bleiben und nicht von einzelnen Personen abhängig sind.
Zugriff für Berechtigte
Mache relevante Informationen für die richtigen Mitarbeitenden verfügbar und reduziere Rückfragen, Suchzeiten und doppelte Ablagen.
Bessere Kundenkommunikation
Beantworte Kundenanfragen schneller, weil Verträge, Projektstände, Schreiben und Unterlagen im richtigen Kontext bereitliegen.
Weniger Medienbrüche
Dokumente bleiben dort, wo die dazugehörigen Prozesse laufen. Das reduziert Kopieren, manuelle Ablage und unnötige Toolwechsel.
Modulbaustein
Formularassistent
Der Formularassistent erstellt standardisierte Dokumente auf Basis vorhandener Daten. Kunden-, Projekt- und Produktinformationen müssen nicht erneut abgetippt werden, sondern fließen direkt in die passende Vorlage ein.
Automatisch befüllte Vorlagen
Nutze vorhandene Stammdaten aus emediaone, um Dokumente schneller, konsistenter und mit weniger manuellen Fehlern zu erstellen.
Einheitliches Auftreten
Erstelle Unterlagen im Corporate Design und sorge dafür, dass dein Schriftverkehr professionell und wiedererkennbar bleibt.
Für wiederkehrende Dokumente
Besonders geeignet für Angebote, Verträge, Formulare, Standardschreiben und weitere Dokumente, die regelmäßig benötigt werden.
Weniger Übertragungsfehler
Da Informationen direkt aus dem System übernommen werden, sinkt das Risiko falscher Adressen, Projektdaten oder Produktangaben.
Schnellere Bearbeitung
Teams sparen Zeit bei administrativen Aufgaben und können sich stärker auf Kunden, Projekte und operative Arbeit konzentrieren.
Direkt im ERP-Prozess
Dokumente entstehen dort, wo auch die relevanten Daten gepflegt werden. Das sorgt für bessere Nachvollziehbarkeit und weniger Insellösungen.
Modulbaustein
Textverarbeitung
Nicht jedes Dokument folgt einer festen Vorlage. Mit der integrierten Textverarbeitung erstellst du individuelle Schreiben direkt in emediaone und nutzt dabei relevante Daten aus deinem ERP-System.
Individuelle Schriftstücke
Erstelle persönliche Korrespondenz, Vertragsunterlagen, interne Schreiben oder projektbezogene Dokumente direkt im System.
Zugriff auf Stammdaten
Nutze Kunden-, Projekt- und Unternehmensdaten ohne Medienbruch und vermeide unnötiges Kopieren zwischen verschiedenen Tools.
PDF-Export
Gib fertige Dokumente als PDF aus und stelle sicher, dass Unterlagen sauber weitergegeben oder archiviert werden können.
E-Mail-Versand
Versende Dokumente direkt aus dem Prozess heraus und halte Kommunikation und Ablage besser zusammen.
Corporate Design
Schriftstücke lassen sich an dein Erscheinungsbild anpassen, damit auch individuelle Kommunikation professionell wirkt.
Weniger Insellösungen
Dokumentenerstellung, Ablage und Prozessbezug greifen ineinander, statt in separaten Anwendungen nebeneinander zu laufen.
Bereit für klarere Dokumentenprozesse?
Finde heraus, wie emediaone deine Dokumente, Vorlagen und Abläufe deutlich besser strukturiert.
In der kostenlosen Potenzialanalyse schauen wir gemeinsam auf deine aktuelle Dokumentenablage, wiederkehrende Schriftstücke und typische Such- oder Abstimmungsprobleme. Danach weißt du, welche Bausteine für dein Unternehmen sinnvoll sind.
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Gemeinsam prüfen wir, wie dein Dokumentenmanagement schlanker und professioneller wird.
Erfolg, der im Alltag sichtbar wird
Wie aus komplexen Abläufen funktionierende Systeme werden
Über 300 Unternehmen aus verschiedenen Branchen nutzen emediaone, um verstreute Daten, manuelle Arbeit und gewachsene Prozesse in klare digitale Abläufe zu verwandeln.
Hier erfährst du, wie unsere Kunden mehr Struktur, Transparenz und Effizienz in ihren Arbeitsalltag gebracht haben.
Jens Torberg
Inhaber
Rümpel Fuchs
„emediaone hat unsere Geschäftsprozesse revolutioniert: Wir haben mehr Überblick, sparen Kosten und erledigen viele Büroaufgaben heute deutlich schneller.“
Rolf Neumann
Geschäftsführer
H & N Energien GmbH
„Heute haben wir eine stabile und belastbare Umgebung eingerichtet, die alle Kernbestandteile unseres Geschäfts abdeckt und uns im Tagesgeschäft optimal unterstützt.“
Khaled Aouna
Inhaber
Aouna Versand GmbH
„emediaone automatisiert unsere Rechnungsstellung aus großen Excel-Tabellen in wenigen Sekunden und spart uns dadurch jede Woche wertvolle Zeit.“
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Finde in 30 Minuten heraus, ob dein ERP dich ausbremst
Wir analysieren mit dir gemeinsam eure aktuelle Softwarelandschaft, identifizieren Reibungsverluste und prüfen, ob emediaone fachlich und wirtschaftlich zu deinem Unternehmen passt.
✓
Konkrete Schwachstellen erkennen
✓
Digitales Potenzial sichtbar machen
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Individuelle Empfehlung statt Standardlösung
01
Für wen sinnvoll?
Für Unternehmen, die mit mehreren Tools, gewachsenen Abläufen und manuellen Zwischenschritten arbeiten und daraus ein klareres, besser verbundenes System machen möchten.
02
Was passiert danach?
Wenn es fachlich und wirtschaftlich passt, folgt ein vertiefendes Strategiegespräch mit einer klaren Empfehlung für die nächsten Schritte.
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