Digitalisierung in KMU: Warum Excel in 2025 nicht mehr reicht

Excel als Dauerlösung mit Ablaufdatum

Seit Jahrzehnten ist Microsoft Excel das Lieblingswerkzeug vieler kleiner und mittlerer Unternehmen (KMU), wenn es um Organisation, Kalkulation und Datenverwaltung geht. Schnell eine Rechnung schreiben, Kundendaten festhalten, Angebote kalkulieren oder ein paar Lagerzahlen eintragen – Excel ist flexibel, allgegenwärtig und vertraut. Gerade deshalb greifen viele Unternehmer*innen auch 2025 noch auf dieses Werkzeug zurück.

Doch die Anforderungen an Unternehmen – egal ob mit 5, 50 oder 100 Mitarbeitenden – haben sich stark verändert. Digitalisierung bedeutet heute weit mehr als „Dateien digital speichern“. Es geht um vernetzte Systeme, automatisierte Prozesse, Datenschutz, Auswertbarkeit in Echtzeit und Flexibilität in der Zusammenarbeit. Hier stößt Excel an seine Grenzen.

In diesem Beitrag zeigen wir dir, warum Excel in modernen KMU keine tragfähige Lösung mehr ist und wie ein ERP-System dabei helfen kann, dein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen.

• 1. Excel ist kein zentrales Unternehmenssystem
• 2. Hohe Fehleranfälligkeit und Intransparenz
• 3. Kein Echtzeit-Zugriff – keine Mobilität
• 4. Excel behindert Wachstum und Skalierung
• 5. DSGVO & IT-Sicherheit: Excel als Risikoquelle
• 6. ERP statt Excel: Der Unterschied in der Praxis

1. Excel ist kein zentrales Unternehmenssystem

Excel wurde nie als zentrale Datenplattform für Unternehmen konzipiert. Es ist ein Tabellenkalkulationsprogramm – kein System für Prozesssteuerung, Datenintegration oder teamübergreifende Zusammenarbeit. Die Folge:

• Daten liegen dezentral: Jeder Mitarbeitende hat seine eigene Excel-Datei auf dem Rechner oder in einem geteilten Ordner. Eine einheitliche Quelle der Wahrheit? Fehlanzeige.
• Keine Zugriffssteuerung: Es gibt keine klaren Rollen- und Rechtemodelle. Jeder kann (theoretisch) alles ändern – was besonders bei sensiblen Daten oder Zahlen fatal sein kann.
• Kein Workflow-Management: Prozesse wie Freigaben, Erinnerungen oder automatische Statuswechsel müssen manuell abgebildet oder mit aufwändigen Makros realisiert werden.
• Keine Konsistenz und Standardisierung: Ohne feste Masken oder Formulare entstehen schnell Unterschiede in Schreibweise, Formatierung und Datenstruktur.

Ein ERP-System dagegen arbeitet mit zentralen Datenbanken, Benutzerrechten, festen Prozessdefinitionen und einem übersichtlichen Zugriff auf alle relevanten Unternehmensbereiche.

2. Hohe Fehleranfälligkeit und Intransparenz

Excel ist flexibel – und genau das ist eines der größten Probleme. Sobald mehrere Personen mit unterschiedlichen Arbeitsweisen und Excel-Kenntnissen an denselben Prozessen beteiligt sind, entstehen Fehler:

• Zellverweise werden falsch gesetzt
• Formeln überschrieben oder versehentlich gelöscht
• Werte manuell eingetragen statt automatisiert berechnet
• Daten doppelt, inkonsistent oder im falschen Format gepflegt

Studien zufolge enthalten rund 88 % aller Excel-Dateien mit mehr als 150 Zeilen mindestens einen kritischen Fehler. In einem Unternehmenskontext kann das bedeuten: falsche Bestellungen, fehlerhafte Umsatzberichte, doppelte Kundenkommunikation oder verpasste Fristen.

ERP-Systeme reduzieren Fehler durch feste Eingabemasken, Validierungsregeln und strukturierte Workflows. Dadurch steigt die Datenqualität signifikant.

3. Kein Echtzeit-Zugriff – keine Mobilität

In Zeiten von Homeoffice, hybriden Teams und flexiblen Arbeitsorten wird Echtzeit-Zugriff zur Grundvoraussetzung. Doch Excel lässt sich nur mit viel Aufwand in die Cloud integrieren. Gemeinsames Arbeiten an Dateien führt zu:

• Versionskonflikten wegen unterschiedlichen Dateinamen
• Gesperrten Dateien bei gleichzeitiger Bearbeitung
• Verlust von Daten durch unkoordiniertes Speichern

Ein modernes ERP-System bietet hier klare Vorteile:

• Cloudbasiert mit Zugriff von überall (auch mobil)
• Synchronisierte Daten in Echtzeit
• Automatische Backups und Versionshistorien
• Durchdachtes Rollen- und Rechtemanagement

4. Excel behindert Wachstum und Skalierung

Solange das Unternehmen klein ist, funktionieren Excel-Lösungen oft leidlich gut. Doch sobald neue Mitarbeitende hinzukommen, die Prozesse komplexer werden oder das Leistungsportfolio sich verändert, wird Excel zum Wachstumshemmer:

• Schulungsaufwand für neue Mitarbeitende steigt
• Abstimmungen per E-Mail oder Telefon dauern länger
• Datensilos entstehen zwischen Abteilungen
• Fehlende Übersicht über Unternehmenskennzahlen

ERP-Systeme hingegen sind für Wachstum gemacht. Neue Mitarbeitende können sich anhand vordefinierter Prozesse schnell einarbeiten, Daten sind jederzeit abrufbar und Prozesse lassen sich effizient steuern.

5. DSGVO & IT-Sicherheit: Excel als Risikoquelle

Seit Inkrafttreten der DSGVO im Mai 2018 gelten klare Regeln für den Umgang mit personenbezogenen Daten. Excel wird diesen Anforderungen nicht gerecht:

• Keine Protokollierung, wer wann was geändert hat
• Keine Löschfristen oder automatische Archivierung
• Schwacher Schutz durch Datei-Passwörter
• Kaum Möglichkeiten für Betroffenenanfragen oder Datenportabilität

Ein professionelles ERP-System löst diese Probleme elegant:

• Audit-Trails und Zugriffslogs
• Rollenbasierte Berechtigungen
• Automatisierte Lösch- und Aufbewahrungsfristen
• Datenhaltung auf sicheren, deutschen Servern

6. ERP statt Excel: Der Unterschied in der Praxis

Ein ERP-System bietet nicht nur mehr Ordnung, sondern auch echte Effizienzgewinne. Hier ein direkter Vergleich:

Fazit: Excel war hilfreich – aber jetzt ist es Zeit für mehr

Excel war ein Meilenstein in der digitalen Büroarbeit – doch 2025 sind die Anforderungen an ein Unternehmen andere. Kunden, Mitarbeitende, Behörden und die Marktdynamik erwarten schnelle, sichere und transparente Abläufe.

Ein ERP-System ist keine Luxuslösung mehr – sondern der logische nächste Schritt für jedes digital denkende KMU.
 

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